Του Νίκου Τιμοθέου*
Η κυβέρνηση χρειάζεται επανασχεδιασμό! Τη διαπίστωση κάνει ο κάθε πολίτης και η κάθε επιχείρηση που επιχειρεί να εξυπηρετηθεί από το δημόσιο! Σε οποιοδήποτε επίπεδο!
Από χρόνια οι πολιτικοί μας υπόσχονται βελτίωση και της δημόσιας υπηρεσίας και του ευρύτερου δημόσιου τομέα (ΕΔΤ)! Και όμως μέχρι στιγμής καμιά κυβέρνηση δεν κατάφερε ο,τιδήποτε άξιο λόγου! Απεναντίας, η κατάσταση χειροτερεύει συνεχώς!
Φθάσαμε στην πτώχευση για να καλέσουμε την Τρόικα να μας επιβάλει το αυτονόητο: να κάμουμε μελέτες αναδόμησης του δημοσίου!
Το πρόβλημα είναι ότι έχουμε ήδη κάνει πολλές μελέτες! Ακόμη και την ώρα που σύρονται οι γραμμές αυτές, διεξάγονται μελέτες «επανασχεδιασμού», «αναδιοργάνωσης» και «μηχανοργάνωσης» σε κάποιες κυβερνητικές υπηρεσίες και σε κάποιους οργανισμούς του ΕΔΤ! Οι περισσότερες δεν κατέληξαν ούτε θα καταλήξουν σε εφαρμόσιμα αποτελέσματα και ελάχιστες έφθασαν ή θα φθάσουν στο στάδιο της εφαρμογής!
ΓΙΑΤΙ ΟΙ ΝΕΕΣ ΜΕΛΕΤΕΣ ΠΟΥ ΘΑ ΓΙΝΟΥΝ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΤΟΥ ΜΝΗΜΟΝΙΟΥ ΘΑ ΠΕΤΥΧΟΥΝ; ΔΕΝ ΘΑ ΠΕΤΥΧΟΥΝ, ΑΝ ΔΕΝ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΘΟΥΝ ΟΡΙΣΜΕΝΕΣ ΚΡΙΣΙΜΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ(1)!
Πρωταρχικής σημασίας είναι να μάθει η ιεραρχία, ικανός αριθμός λειτουργών και ιδεωδώς όλοι οι υπάλληλοι του ΕΔΤ τι σημαίνει ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ!
Αν δεν γίνει κατανοητό τι θα πει επανασχεδιασμός δεν πρόκειται να επιτευχθεί δραστική αναμόρφωση, αναδόμηση και άρα βελτίωση του δημοσίου!
Ο όρος «επανασχεδιασμός» χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά στις αρχές της δεκαετίας του ’90 στις ΗΠΑ από τον πρωτοπόρο Michael Hammer, που εξέδωσε και μια σειρά βιβλίων επί του θέματος! Έκτοτε πήρε μεγάλες διαστάσεις και συνέβαλε στη δραματική βελτίωση της παραγωγικότητας χιλιάδων επιχειρήσεων. Απαντάται σε διάφορους συνδυασμούς όρων, με κυριότερους δύο: (α) ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟΣ ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ και (β) ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ.
Ορθότερος είναι ο πρώτος γιατί έχει ευρύτερο στόχο και συμπεριλαμβάνει και τον επανασχεδιασμό της οργανωτικής δομής!
Η διεθνής εμπειρία δείχνει ότι η εφαρμογή του επανασχεδιασμού στο δημόσιο τομέα είναι πολύ δυσκολότερη παρά στον ιδιωτικό, επειδή συχνότατα απαιτεί συντονισμό και αλλαγή που διατρέχει τα όρια «γραφειοκρατικών τομέων εξουσίας»! Απαιτεί, δηλαδή, τον ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ ΠΟΥ ΔΙΑΤΡΕΧΟΥΝ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΑΠΟ ΜΙΑ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΟΝΤΟΤΗΤΕΣ. Οι οντότητες αυτές μπορεί να είναι (1) διαφορετικά υπουργεία ή/και ανεξάρτητες υπηρεσίες, (2) υπουργεία και τοπική αυτοδιοίκηση (δήμοι/κοινότητες), (3) κλάδοι του ιδίου υπουργείου, (4) συνταγματικά ανεξάρτητες υπηρεσίες, όπως πχ εκτελεστικής και νομοθετικής ή εκτελεστικής και δικαστικής ή νομοθετικής και δικαστικής εξουσίας! Ή ακόμη διεργασίες που διατρέχουν όρια μεταξύ της δημόσιας υπηρεσίας και (ημι)κρατικών οργανισμών, όπως πχ μεταξύ του Τμήματος Πολιτικής Αεροπορίας και της cyta ή και ιδιωτικών επιχειρήσεων! Μπορεί τέλος να διατρέχουν τα όρια ανεξάρτητων εθνών ή και έθνους -της Κύπρου, και πολυεθνικής οντότητας -της ΕΕ!
Συχνότατα, με προκάλυμμα τη διατήρηση «ελέγχων και ισορροπιών», η ιεραρχία των δημόσιων οντοτήτων αντιστέκεται σε κάθε προσπάθεια αλλαγής και «πνίγει» κάθε μελέτη και κάθε προσπάθεια βελτίωσης! Θλιβερή συνέπεια είναι ότι οι δημόσιες υπηρεσίες και οργανισμοί «αρνούνται» την αλλαγή που θα φέρει δραματική βελτίωση της παραγωγικότητας τους κατά τρόπο που δεν υφίσταται στις ιδιωτικές επιχειρήσεις!
Ως αποτέλεσμα της «αλλεργίας» του ΕΔΤ σε «έργα επανασχεδιασμού», χρησιμοποιείται πλέον ευρύτατα ο όρος «επανεφευρίσκοντας την κυβέρνηση»!
ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΘΥΜΗΣΟΥΜΕ ΟΤΙ Ο ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟΣ ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΣΤΟΧΕΥΕΙ ΣΤΗ ΡΙΖΙΚΗ ΑΛΛΑΓΗ ΤΟΥ ΤΡΟΠΟΥ ΠΟΥ ΕΚΤΕΛΟΥΝΤΑΙ ΟΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΕΣ ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΜΕ ΣΤΟΧΟ ΤΗ ΔΡΑΜΑΤΙΚΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ: ΤΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ, ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ!
Η διεθνής εμπειρία διδάσκει τρεις κρίσιμες προϋποθέσεις για να πετύχει ένα έργο επανασχεδιασμού:
- ΘΕΜΕΛΙΩΔΗΣ ΑΛΛΑΓΗ: Εντοπισμός και επανασχεδιασμός ΟΛΩΝ των βημάτων από την αρχή μιας διεργασίας μέχρι του τέλους της, δηλαδή, από το σημείο που ένα γεγονός (πχ μια αίτηση ενός πολίτη ή μιας επιχείρησης ή μια απόφαση μιας δημόσιας υπηρεσίας ή μια καταγγελία παράβασης νομοθεσίας/κανονισμού κοκ) προκαλεί την έναρξη μιας διεργασίας (πχ έκδοσης μιας πολεοδομικής ή οικοδομικής άδειας ή απονομής ιθαγένειας ή αναθεώρησης ενός νόμου ή ελέγχου μιας ηλεκτρικής συσκευής, κοκ) μέχρι την αποπεράτωση της (πχ την έκδοση ή την απόρριψη έκδοσης άδειας οικοδομής ή εισαγωγής μιας ηλεκτρικής συσκευής). Η αλλαγή/επανασχεδιασμός κάποιων αλλ’ όχι όλων των βημάτων δεν συνιστά επανασχεδιασμό, αλλά απλή βελτίωση και δεν επιφέρει δραματική αλλά μόνο περιθωριακή βελτίωση!
- ΤΑΧΕΙΑ ΕΠΙΤΕΥΞΗ ΔΡΑΣΤΙΚΩΝ ΣΤΟΧΩΝ: Ο γνήσιος επανασχεδιασμός στοχεύει στην επίτευξη γρήγορων αποτελεσμάτων! Ο επανασχεδιασμός είναι ένα είδος επανάστασης, ενώ η βελτίωση είναι απλή ανέλιξη, τόσο στη μεθοδολογία όσο και στους στόχους και τα αποτελέσματα!
- ΕΠΙΛΕΚΤΙΚΗ ΧΡΗΣΗ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ: Η «εγκαθίδρυση» των επανασχεδιασμένων διεργασιών μόνον τότε έχει δραματική βελτίωση της αποδοτικότητας όταν αξιοποιεί την τεχνολογία πληροφορικής για (α) να εκτελέσει αστραπιαία πλείστα όσα βήματα που πριν γίνονταν χειρογραφικά, (β) να εκτελέσει πολύπλοκους μαθηματικούς και λογικούς υπολογισμούς και ελέγχους (μειώνοντας στο ελάχιστο ή/και εξαλείφοντας ανθρώπινα λάθη), (γ) να θέσει αμέσως στη διάθεση όλων όσοι πρέπει να γνωρίζουν όλα τα σχετικά στοιχεία (αποθηκεύοντας τα σε κατάλληλες βάσεις δεδομένων), (δ) να ενημερώσει ΑΥΤΟΜΑΤΩΣ και με βάση σχετικές προδιαγεγραμμένες προθεσμίες την ιεραρχία για την πρόοδο/αργοπορία εκτέλεσης της διεργασίας (πχ τον ίδιο τον υπεύθυνο λειτουργό σε μια μέρα, τον προϊστάμενο του σε τρεις, το διευθυντή της υπηρεσίας σε μια εβδομάδα και το γενικό διευθυντή σε δύο), (ε) να δημιουργήσει στατιστικά στοιχεία που θα περιλαμβάνουν ΟΛΟΥΣ τους δείκτες αποδοτικότητας της διεργασίας και των βημάτων της και (στ) να τηρεί τα στοιχεία σε «αποθήκες» δεδομένων για μελλοντική στατιστική επεξεργασία, διερεύνηση παραπόνων και τυχόν πειθαρχικές/ποινικές έρευνες!
Εδώ θα πρέπει να τονίσουμε ότι απαιτείται να γίνεται πάντα αξιολόγηση και διαχείριση των πιθανών κινδύνων από ριζικές αλλαγές. Δεδομένου ότι ο πραγματικός επανασχεδιασμός συχνά απαιτεί οργανωτικές αλλαγές και διαφοροποίηση της εξουσίας και ευθύνης εκτέλεσης ολόκληρης ή μερών μιας επανασχεδιασμένης διεργασίας, δεν είναι πάντα εύκολο να δοκιμαστεί η λειτουργία της επανασχεδιασμένης διεργασίας προτού τεθεί σε μόνιμη εφαρμογή. Όπου επομένως είναι δυνατό, θα πρέπει να δοκιμάζονται λίγα-λίγα τα βήματα (οι διαδικασίες) της επανασχεδιασμένης διεργασίας!
Όταν αποφασιστεί η εκτέλεση ενός έργου επανασχεδιασμού, ΤΟ ΠΡΩΤΟ ΠΡΑΓΜΑ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΙΝΕΙ ΕΙΝΑΙ Η ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗ ΤΗΣ ΙΕΡΑΡΧΙΑΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΤΟ ΤΙ ΣΗΜΑΙΝΕΙ ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΚΑΙ ΠΩΣ ΕΚΤΕΛΕΙΤΑΙ. ΠΑΡΑΛΛΗΛΑ, ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΘΕΙ ΙΚΑΝΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΣΤΟ ΕΡΓΟ. Η ύπαρξη αντίστασης, σχεδόν πάντα εκ των έσω ή/και από «υποστηρικτές κάποιων εκ των έσω» (συνδικαλιστές/πολιτικούς), είναι δεδομένη και οφείλεται στη συντηρητική φύση πολλών ανθρώπων και στο φόβο της αλλαγής, του νέου και διαφορετικού και στον πιθανό κίνδυνο απώλειας εξουσίας και θέσης! Οι υποστηρικτές είναι συνήθως «νερόβραστοι» εσωτερικοί και δυναμικότεροι «εξωτερικοί» (ο πολιτικός προϊστάμενος, η βουλή, εξωτερικές ομάδες πίεσης –τώρα και η …Τρόικα)!
Όπως φαίνεται από τα πιο πάνω, η εκτέλεση έργων επανασχεδιασμού δεν είναι εύκολη υπόθεση και απαιτεί μεγάλη προσοχή και στην επιλογή των εξωτερικών συμβούλων (εταιριών και ΑΤΟΜΩΝ) με έμφαση στις γνώσεις και ιδιαίτερα στις πραγματικές και πετυχημένες εμπειρίες παρόμοιων έργων και της εσωτερικής ομάδας υλοποίησης του έργου. Επ’ αυτών όμως σε μελλοντικά μας άρθρα.
Σήμερα θα αρκεστούμε να προκαλέσουμε το νέο Πρόεδρο μας να προχωρήσει θαρραλέα σε έργα επανασχεδιασμού του ΕΔΤ –είναι ο μόνος τρόπος να βελτιωθεί η παραγωγικότητα του ΕΔΤ, να βελτιωθεί δραματικά η εξυπηρέτηση του πολίτη και της επιχείρησης, να μειωθεί το κόστος του ΚΑΙ ΝΑ ΒΕΛΤΙΩΘΕΙ Η ΕΘΝΙΚΗ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑ!
Ιδού η …Κύπρος, ιδού και το …πήδημα!
(1) Βλπ σχετικά άρθρα στον κυβερνοχώρο *www.nicostimotheou.com, όπως πχ http://www.nicostimotheou.com/wp-admin/post.php?post=372&action=edit
*Δημοσιεύτηκε στον ΠΟΛΙΤΗ στις 2.12.2012