Του Νίκου Τιμοθέου
Ο πολιτικός προϊστάμενος μιας οποιασδήποτε υπηρεσίας οφείλει αποκλειστικά και μόνον να υπηρετεί το καλώς νοούμενο συμφέρον της υπηρεσίας της οποίας προΐσταται και όλων των συμμετόχων της: του σκοπού της, του κοινού που εξυπηρετεί, του προσωπικού της και της κοινότητας!
Στην επιταγή αυτή του νόμου δεν χωρεί οποιαδήποτε χαλάρωση.
Ο πολιτικός προϊστάμενος δεν επιτρέπεται να θέτει οποιοδήποτε άλλο συμφέρον υπεράνω του συμφέροντος της υπηρεσίας, που προΐσταται.
Η κατάρρευση της Eurocypria, η κατά τον Υπουργό Οικονομικών επισφαλέστατη θέση των Κυπριακών Αερογραμμών, τα χάλια των δημοσιονομικών και ο κατήφορος πλείστων Ημικρατικών Οργανισμών (ορθότερα, Οργανισμών Δημοσίου Δικαίου-ΟΔΔ) και η πρόσφατη καταστροφή στο Ζύγι-Μαρί με την απώλεια ζωών και τις σχετικές τεράστιες υλικές ζημιές και την έμμεση ζημιά στην οικονομία της Κύπρου δίδουν την αφορμή να ασχοληθούμε με τον τρόπο που ο Πρόεδρος της Δημοκρατίας, οι Υπουργοί και τα Διοικητικά Συμβούλια των δημόσιων οργανισμών οφείλουν να εκπληρώνουν την υποχρέωση τους να διασφαλίζουν το συμφέρον των υπηρεσιών και οργανισμών των οποίων προΐστανται.
Μια από τις σημαντικότερες υποχρεώσεις των Υπουργών/πολιτικών προϊσταμένων, των ΔΣ και των Διοικητών/Διευθυντών είναι η διαχείριση κινδύνων.
Πρώτα απ’ όλα θα πρέπει να διευκρινίσουμε ότι η δραστηριότητα διαχείρισης κινδύνου πέραν των Υπουργών και των ΔΣ βαρύνει εξίσου και την εκτελεστική διεύθυνση (ΕΔ) των υπηρεσιών.
Το ενδιαφέρον γύρω από τη διαχείριση επιχειρηματικών κινδύνων αυξάνεται συνεχώς επειδή αποδεικνύεται ότι όλα τα γεγονότα που απειλούν τις υπηρεσίες και τις φέρνουν σε δύσκολη θέση είναι προβλέψιμα και διαχειρίσιμα.
Είναι λοιπόν ευθύνη τους να εντοπίσουν έγκαιρα και να διαχειριστούν ενσυνείδητα τους κινδύνους και να αποφύγουν τις απώλειες και τις ζημιές. Μέχρι όμως πρόσφατα, η διαχείριση κινδύνων θεωρείτο πάρεργο ή εξειδικευμένη ενασχόληση συμβούλων και ακαδημαϊκών!
Ο ορισμός της Διαχείρισης Κινδύνων (ΔΚ)
Ένας από τους πλέον διαδεδομένους και αποδεκτούς ορισμούς είναι:
- Ο εντοπισμός δυνητικών γεγονότων που μπορεί να επηρεάσουν την υπηρεσία.
- Η διαχείριση κινδύνων ώστε να βρίσκεται μέσα στα πλαίσια που η ίδια η υπηρεσία έχει προδιαγράψει.
- Η παροχή λογικής διασφάλισης ότι η υπηρεσία θα επιτύχει του στόχους της.
Ο ορισμός αυτός συμπληρώνεται με την απαρίθμηση μιας σειράς διασυνδεδεμένων συνιστωσών της ΔΚ:
- Το εσωτερικό περιβάλλον. Η κουλτούρα της υπηρεσίας, ο τρόπος με τον οποίο ο Υπουργός, το ΔΣ, η ΕΔ και τα στελέχη της υπηρεσίας αντιμετωπίζουν τους κινδύνους, η σχετική φιλοσοφία τους, η ακεραιότητα και οι ηθικές τους αξίες και το περιβάλλον εργασίας και διεύθυνσης.
- Ο προσδιορισμός επιχειρησιακών στόχων. Για να μπορέσει η υπηρεσία να εντοπίσει και να διαχειριστεί δυνητικούς κινδύνους, θα πρέπει να προηγηθεί η διαμόρφωση επιχειρησιακής στρατηγικής και συγκεκριμένων ευθυγραμμισμένων στόχων και η λεπτομερής ανάλυση δυνατοτήτων, αδυναμιών, ευκαιριών και απειλών.
- Εντοπισμός γεγονότων. Η υπηρεσία οφείλει να εντοπίσει τα δυνητικά ή και πραγματικά εσωτερικά και εξωτερικά γεγονότα που μπορεί να επηρεάσουν την υλοποίηση των στόχων είτε πρόκειται για κινδύνους είτε για ευκαιρίες.
- Αξιολόγηση κινδύνων. Οι δυνητικοί κίνδυνοι οφείλουν να αναλυθούν σε ό,τι αφορά στην πιθανότητα να επισυμβούν και στις πιθανές επιπτώσεις τους, ώστε να τύχουν ιεράρχησης.
- Αντιμετώπιση κινδύνων. Ο Υπουργός, το ΔΣ και η ΕΔ οφείλουν να αντιμετωπίσουν ενεργά κάθε κίνδυνο – αποφεύγοντας τον, αποδεχόμενοι τον, μειώνοντας τον, συμμεριζόμενοι τον με άλλους ή και μετακυλώντας τον σε άλλους, όταν αυτό έχει νόημα.
- Ο έλεγχος. Ο Υπουργός, το ΔΣ και η ΕΔ διαμορφώνουν την αναγκαία πολιτική και εγκαθιστούν διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι οι κίνδυνοι εντοπίζονται, η αντιμετώπιση τους σχεδιάζεται και προγραμματίζεται και υλοποιείται.
- Πληροφόρηση και επικοινωνία. Η υπηρεσία οφείλει να εντοπίζει τις σχετικές με τους δυνητικούς κινδύνους πληροφορίες και να τις κοινοποιεί σε μορφή και χρόνο που να επιτρέπει στα αρμόδια στελέχη να εκτελούν τις αρμοδιότητες τους όσον αφορά στη ΔΚ.
- Εποπτεία. Οι διεργασίες διαχείρισης κινδύνου θα πρέπει να τυγχάνουν αποτελεσματικής εποπτείας από την ιεραρχία και να λαμβάνονται διορθωτικές ενέργειες. Όπου απαιτείται θα πρέπει η ΔΚ να συμπληρώνεται με εξωτερικές αξιολογήσεις από ειδικούς.
Εννοείται ότι πολλές από τις δραστηριότητες, διεργασίες και διαδικασίες διαχείρισης κινδύνων εκτελούνται παράλληλα και όχι κατ’ ανάγκην εξακολουθητικά.
Διερωτάται ο κοινός άνθρωπος:
Αφού είναι τόσο «απλά» τα πράγματα, γιατί η πλειοψηφία των υπηρεσιών και οργανισμών δεν διαχειρίζονται αποτελεσματικά τους κινδύνους που ελλοχεύουν με αποτέλεσμα να βλέπουμε όλο και συχνότερα καταστροφές;
Δυστυχώς στις περισσότερες περιπτώσεις, οι όποιες δραστηριότητες ΔΚ εκτελούνται, περιχαρακώνονται σε ορισμένες μονάδες και έχουν αμυντικό και μόνο χαρακτήρα. Συχνά εντοπίζουν και αντιμετωπίζουν τους μικρούς κινδύνους, που οδηγούν σε μικρές βελτιώσεις και «χάνουν» τους μεγάλους που αποδεικνύονται καταστροφικοί. Ακόμη σπανιότερα, ασχολούνται με τον εντοπισμό εκείνων που μπορεί να αποδειχθούν καταστροφικές.
Είναι όντως δύσκολο να εκπονήσει μια υπηρεσία ή ένας οργανισμός τεχνο-οικονομική μελέτη που να δικαιολογεί τη συστηματική ΔΚ. Και αυτό γιατί οι πλείστες υπηρεσίες επικεντρώνονται κυρίως στον περιορισμό των εξόδων και των αναποδοτικοτήτων.
Ποιος πρέπει να φέρει την ευθύνη για τη διαχείριση κινδύνων;
Διάφορες έρευνες έχουν βρει ότι στις υπηρεσίες που διαχειρίζονται αποτελεσματικά τους κινδύνους την ευθύνη φέρουν ανώτατα στελέχη, όπως ο Εσωτερικός Ελεγκτής, ο Διευθυντής Οικονομικών Υπηρεσιών και ο Διευθυντής Διαχείρισης Κινδύνου.
Η εμπειρία των πολλών περιπτώσεων καταστροφών υπαγορεύει ότι την ευθύνη φέρουν απαρέκκλητα ο Υπουργός και το Διοικητικό συμβούλιο και δευτερευόντως τα Ανώτατα Στελέχη.
Ακόμη και στην περίπτωση που ανατίθεται η ΔΚ σε συγκεκριμένο ανώτατο στέλεχος, η ευθύνη παραμένει στους ώμους του Υπουργού και του ΔΣ και του ΑΕΔ. Ο Διοικητής/Διευθυντής οφείλει τόσο να συμμετέχει στην αξιολόγηση και στην ιεράρχηση των κινδύνων και στον προγραμματισμό της αντιμετώπισης τους, όσο και να εποπτεύει την εκτέλεση των σχετικών ενεργειών, την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και την αναθεώρηση των σχεδίων δράσης.
Καθορισμός του ρόλου της Διεύθυνσης
Η Εκτελεστική Διεύθυνση θα πρέπει να συμμετέχει στην ποιοτική αξιολόγηση των κινδύνων με δομημένο τρόπο, δηλαδή με τη χρήση συγκεκριμένης μεθοδολογίας και κατ’ ιδία και ομαδικά σε εργαστήρι. Τα αποτελέσματα θα πρέπει να μπορούν να αντέξουν τη βάσανο εμπειρογνωμόνων του σχετικά τομέα της οικονομίας.
Η ποιοτική αξιολόγηση συνιστά το πρώτο ψηλού επιπέδου βήμα ΔΚ και μπορεί, ανάλογα με την ιεράρχηση κάθε κινδύνου, σε ποσοτική αξιολόγηση.
Η αξιολόγηση θα πρέπει να καλύπτει και στρατηγικούς και λειτουργικούς κινδύνους που μπορεί να προέρχονται τόσο από εσωτερικά όσο και από εξωτερικά γεγονότα.
Καθορισμός πλαισίου αξιολόγησης κινδύνων
Η υπηρεσία οφείλει να καθορίσει τους τομείς που πρέπει να αξιολογηθούν, όπως στρατηγικές, δραστηριότητες, προμηθευτές, αποτελέσματα συγκεκριμένων ενεργειών, πρώτες ύλες, οργανόγραμμα, ευκαιρίες, νέες αγορές, νέοι δυνητικοί ανταγωνιστές, κοκ.
Η αξιολόγηση των κινδύνων διασυνδέει κάθε στρατηγικό στόχο και ενέργεια με δυνητικούς κινδύνους και διαμορφώνει κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας, που πρέπει να υλοποιηθούν και δυνητικά ή πραγματικά εμπόδια που πρέπει να υπερπηδηθούν. Έτσι ουσιαστικά καθορίζονται τα πλαίσια λεπτομερούς αξιολόγησης κινδύνων και στη συνέχεια διαχείρισης όσων κριθούν σημαντικοί προδιαγράφονται για κάθε τομέα τα όρια, ο σκοπός και το χρονοδιάγραμμα. Τα πλαίσια αυτά θα πρέπει να καθορίζουν τις εμπλεκόμενες μονάδες/τμήματα, το κόστος ή τα έσοδα που μπορεί να επηρεαστούν ή και την αξία που μπορεί να προστεθεί. Τα πλαίσια αυτά συνιστούν και τους τομείς για τους οποίους θα πρέπει να υποβληθεί ιεραρχικά αναφορά μέχρι και στον Υπουργό και το ΔΣ.
Ιεράρχηση επιχειρησιακών δυνητικών σημαντικών γεγονότων, κινδύνων και ευκαιριών και υιοθέτηση μεθοδολογιών ΔΚ
Σήμερα υφίστανται διάφορες μεθοδολογίες που μπορούν να βοηθήσουν κάθε υπηρεσία να διαχειριστεί αποτελεσματικά τους κινδύνους.
Οι περισσότερες είναι ποιοτικές και κρίνονται επαρκείς δεδομένου ότι σπάνια υφίστανται ακριβή στοιχεία που να καθιστούν δυνατή τη χρήση ποσοτικών μεθοδολογιών.
Αξιολόγηση των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων
Η υπηρεσία οφείλει να αξιολογεί τις διάφορες δραστηριότητες σε ό,τι αφορά στον εντοπισμό και διαχείριση κινδύνων που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την επίτευξη των στόχων της ή ευκαιριών που θα υποστηρίξουν την επίτευξη τους.
Ένταξη της διαχείρισης κινδύνου στην όλη φιλοσοφία της διεύθυνσης της υπηρεσίας
Η διαχείριση κινδύνων θα πρέπει σταδιακά να «ενσωματωθεί» στη φιλοσοφία και στα συστήματα διεύθυνσης της υπηρεσίας. Μόνο αυτό μπορεί να αποτελέσει μόνιμη λύση, όπως ουσιαστικά πρέπει να γίνεται για τη διαχείριση της ποιότητας, τη διαχείριση της ασφάλειας του προσωπικού και των τρίτων, την προστασία του περιβάλλοντος κοκ.
Η ολιστική αυτή προσέγγιση απαιτεί την ένταξη της ΔΚ σε ολόκληρη στην αλυσίδα προσθήκης αξίας της υπηρεσίας,
- από το σχεδιασμό και τον προγραμματισμό,
- στην επιλογή των πρώτων υλών και των προμηθευτών,
- στο σύστημα λειτουργίας και παραγωγής υπηρεσιών,
- στη διεύθυνση του ανθρώπινου δυναμικού της υπηρεσίας και
- στην παροχή εγγυήσεων και υποστήριξης προς τους πολίτες.
Η ολιστική αυτή προσέγγιση οφείλει να καλύψει και όλες τις υποστηρικτικές δραστηριότητες, ώστε να μην μπορούν να θέσουν σε απαράδεκτο κίνδυνο την κύρια αλυσίδα προσθήκης αξίας και άρα την υπηρεσία:
- τα συστήματα πληροφορική
- τη λογιστική και οικονομική διαχείριση
- τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου
- τους ελέγχους τήρησης προτύπων, νομοθεσίας, ρυθμιστικών διατάξεων, κοκ.
Το πλήρωμα του χρόνου έχει φθάσει για την Επιχειρησιακή Διαχείριση Κινδύνων
Η μη διαχείριση ή και η κακοδιαχείριση των επιχειρησιακών κινδύνων έχει οδηγήσει πλείστες υπηρεσίες σε καταστροφή με σημαντικές απώλειες και με ζημιά της εθνικής οικονομίας!
Η άγνοια της Διαχείρισης Κινδύνου από τον Πρόεδρο της Δημοκρατίας, τους Υπουργούς και τα ΔΣ, αλλά και τους Διοικητές/Διευθυντές δεν μπορεί να θεωρείται απλή αμέλεια, συχνά συνιστά παράβαση καθήκοντος και εγκληματική αμέλεια και όταν υπάρχει υπηρεσιακή ενημέρωση και προειδοποίηση, τότε συνιστά ποινική ευθύνη και πρέπει να τιμωρείται! Αν φυσικά δεν αναφωνήσουμε Nolle prosequi!
Θα κλείσω διερωτώμενος τι θα γινόταν αν στην περιοχή Ζυγίου-Μαρί-Βασιλικού είχαμε εγκαταστήσει και τον τερματικό σταθμό και τις αποθήκες φυσικού αερίου! Θα μπαίναμε στο βιβλίο των ρεκόρ Γκίνες για . . . ηλιθιότητα – αν δεν μας βάλανε ήδη!
*Δημοσιεύτηκε τον Αύγουστο του 2011